ميدار.نت - دبي

إدارة الوقت هي تنسيق المهام والأنشطة لتعظيم فعالية جهود الفرد، الغرض الأساسي من إدارة الوقت هو تمكين الأشخاص من إنجاز أعمال أكثر وأفضل في وقت أقل.

تتضمن عناصر إدارة الوقت التنظيم والتخطيط والجدولة لتحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح، تأخذ تقنيات إدارة الوقت أيضًا في الاعتبار الوضع الخاص للفرد وقدراته وخصائصه ذات الصلة.

لماذا إدارة الوقت مهمة للجميع

تكمن أهمية إدارة الوقت في قدرتها على تحديد معنى للوقت، مما يتيح للناس الاستفادة القصوى من وقتهم، في سياق الأعمال، يتم استخدامه لتحديد الأهداف والتوقعات للشركات وموظفيها. تساعد مهارات إدارة الوقت الجيد الموظفين على تقديم عمل جيد وتحقيق أهدافهم بفعالية، تساعد إدارة الوقت المديرين أيضًا على فهم ما يستطيع الموظفون فعله وتحديد أهداف واقعية.

تؤدي مهارات إدارة الوقت السيئة إلى تفويت الموظفين لأهدافهم وتقديم عمل سيئ، والإجهاد والقلق بشكل مفرط، وقصر الوقت، عندما يتم استخدام الوقت بشكل غير فعال، يكون له آثار ضارة على الموظفين والإدارة والشركة.

ضيق الوقت هو نتيجة لسوء إدارة الوقت أو عدم وجودها، يجد الناس أنفسهم في هذه الحالة عندما يكون لديهم الكثير من العمل وقليل من الوقت للقيام بذلك، تعاني حياتهم الشخصية، ويشعرون بشكل متزايد بأنهم مثقلون بالمسؤوليات والأنشطة على الرغم من العمل الجاد.

تتطلب إدارة الوقت قرارات نشطة حول ما يريد الشخص القيام به، بدون إدارة الوقت، يتفاعل الأفراد باستمرار مع المحفزات الخارجية ويفقدون الشعور بالسيطرة على عملهم وحياتهم.

يستغرق العمل كله وقتًا، لكن بعض المهام أكثر قيمة من غيرها، تعمل إعادة تخصيص الوقت للعمل ذي القيمة الأعلى على تحسين الإنتاجية والتوازن بين العمل والحياة، إدارة الوقت الجيدة تخلق مكان عمل أكثر صحة بشكل عام.

ماهي فوائد إدارة الوقت

تنطبق فوائد الإدارة الفعالة للوقت بالتساوي على الشركة وموظفيها، تتضمن بعض هذه الفوائد ما يلي:

- موظفين أكثر سعادة: عندما يكون لدى الموظفين الوقت الكافي لإنجاز عملهم، فإنهم يكونون أكثر سعادة وأقل عرضة للإرهاق.

- تحسين الإبداع: عندما لا يتم التشديد بسبب مشاكل الوقت، يكون لدى الموظفين المساحة والطاقة ليكونوا أكثر إبداعًا في عملهم، يمكنهم الانخراط بنشاط في عملهم بدلاً من الرد عليه بشكل سلبي وهذا يزيد من الابتكار.

- انخفاض التغيب عن العمل: يأخذ الموظفون المرهقون المزيد من الإجازات المرضية وغيرها.

- معدل دوران أقل: مع خبرة عمل أفضل، من المرجح أن يظل الموظفون في وظيفة ولا يبحثون في مكان آخر.

- زيادة الإنتاجية: الموظفون الأقل عرضة للتغيب والذين يستمتعون بعملهم يكونون أكثر إنتاجية.

تعرف على تحديات إدارة الوقت الفعال

تصنف الحواجز التي تحول دون الإدارة الفعالة للوقت على أنها إما داخلية أو خارجية.

الحواجز الداخلية:

هي تلك التي تأتي من الفرد وهي تحت سيطرة الفرد، وهي تشمل عوامل مثل ما يلي:

عدم ضبط النفس: الشخص الذي يفتقر إلى ضبط النفس عرضة للإلهاء وقد يفقد الأهداف بسبب ذلك.

التسويف: يؤجل الناس المهام حتى يشعرون بالضغط لإكمالها، هذا سلوك تفاعلي.

عدم وجود الحافز: قد لا يرى الفرد سبب إكمال شيء ما واختيار القيام بشيء آخر وتحديد أهداف أخرى.

القلق: من المحتمل أن يجد الأفراد الذين يعانون من الإجهاد صعوبة في التركيز والحسم.

إسعاد الناس: الشخص الذي ينشغل بإرضاء الجميع يفشل حتماً لأن الآخرين لديهم احتياجات متضاربة؛ سوف ينشر الفرد نفسه بشكل ضعيف للغاية في محاولة لإرضائهم جميعًا.

تعدد المهام: محاولة القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد، أو القيام بمهام متعددة، يمكن أن يعني الفشل في كل منها.

تتعلق هذه العوامل الداخلية بعادات الفرد وسلوكياته وأفعاله، على الرغم من أن السلوكيات قد تكون غير واعية أو متأصلة، إلا أن الفرد لديه القدرة على تعديل سلوكياته وتغيير الطريقة التي يستخدم بها الوقت.

الحواجز الخارجية:

هي العوامل التي تأتي من خارج الفرد، وهي تشمل عوامل مثل ما يلي:

عبء العمل: يمكن للفرد أن ينتهي بعمل أكثر مما يستطيع تحمله.

قيود الوظيفة: قد تمنع الوظيفة أو مكان العمل الفرد من الوصول إلى أهدافه.

نقص موارد الشركة: قد لا توفر الشركة الموارد التي يحتاجها الموظفون لإكمال وظائفهم، على سبيل المثال، قد يكون منصبًا عن بُعد فقط، لكن الشركة لا توفر أدوات تعاون لأعضاء الفريق للعمل بشكل جيد عن بُعد.

إلتهاء: عوامل الحياة الخارجية، مثل حالة الطوارئ العائلية أو الوباء العالمي، قد تعطل قدرة الفرد على إدارة وقته بشكل فعال، يمكن أيضًا أن تكون مضيعة الوقت الأساسية مثل وسائل التواصل الاجتماعي مضيعة للوقت.

الحواجز الخارجية، على عكس الحواجز الداخلية، ليست تحت سيطرة الفرد، يأتون من البيئة الخارجية، ومع ذلك يمكن للفرد التحكم في كيفية تفاعلهم مع هذه الحواجز.

نصائح وتقنيات لنجاح إدارة الوقت

فيما يلي بعض النصائح لتحقيق إدارة أفضل للوقت:

- احتفظ بدفتر يوميات للأنشطة لمدة أسبوع لتحديد الأوقات التي من المرجح أن تكون أكثر إنتاجية في اليوم.

- استخدم هذه المعلومات لتوجيه مهام الجدولة.

- خذ وقتًا في بداية كل يوم عمل لإعداد قائمة مهام بالأهداف القابلة للقياس وطرق الوصول إليها.

- قم بجدولة المهام اليومية وفقًا للأولوية وقم بتضمين الوقت غير المجدول في اليوم.

- إدارة توافر الاتصالات الخاصة بك، افتح تطبيقات البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية في أوقات محددة بدلاً من التعامل معها طوال اليوم.

- اتبع أفضل ممارسات إدارة البريد الإلكتروني الأخرى، مثل معالجة بريدك الإلكتروني على دفعات وتنظيم الرسائل ليتم التعامل معها في وقت لاحق.

- افترض حدوث مقاطعات دورية وأضف وقتًا إلى مهام محددة للسماح بها.

إدارة عبء العمل الخاص بك، لا توافق على عمل أكثر مما يمكنك القيام به بشكل مريح وناقش الطلبات غير المعقولة مع الإدارة.

قائمة نصائح وتقنيات إدارة الوقت

باستخدام هذه النصائح والتقنيات، يمكن للفرق تحديد الأمور المهمة وكيفية استخدام الوقت بشكل أكثر فاعلية، فيما يلي بعض تقنيات وأدوات إدارة الوقت:

تحليل باريتو: ينص تحليل باريتو على أن 80٪ من العواقب تأتي من 20٪ من الأسباب، إنه مفيد لتصنيف مسارات العمل وفقًا لأهميتها أو قيمتها في سياق معين، يساعد الناس على استخدام الموارد بكفاءة.

مصفوفة أيزنهاور: مصفوفة أيزنهاور هي أداة للمساعدة في تحديد الأولويات التي تقسم المهام إلى مهام عاجلة ومهام مهمة، الهدف هو جعل الناس يرتبون أولويات المهام الأكثر أهمية على المهام الأقل أهمية ولكن الأكثر حساسية للوقت والتي تستحوذ على الاهتمام من المهام المهمة.

حظر الوقت: يعد حظر الوقت طريقة لإدارة الوقت تقسم اليوم إلى فترات زمنية محددة.

طريقة إنجاز الأمور: هي طريقة لإدارة المهام تساعد الأفراد على التوقف عن الإفراط في التفكير في المهام الكبيرة والصغيرة، والبدء في تحديد أولوياتها، بهدف تقليل مستويات التوتر لزيادة الإنتاجية ووضوح الفكر، يتضمن تدوين كل شيء، وتصنيفه حسب الأهمية ثم القيام بالمهام.

تقنية بومودورو: تقسم تقنية بومودورو الوقت إلى فترات زمنية مدتها 25 دقيقة من العمل المركز تتخللها فترات راحة لمدة خمس دقائق، مع استراحة أطول بعد أربع فترات عمل متتالية، هذا يساعد الناس على مقاومة الرغبة في المماطلة وتعدد المهام.

تطبيقات الإنتاجية: يمكن استخدام تطبيقات الإنتاجية لضبط التذكيرات وإنشاء الجداول الزمنية.

إدارة الوقت ونظرية الإدارة

يتم استخدام العديد من تقنيات إدارة الوقت في إدارة المشاريع لمساعدة الفرق على الوصول إلى أهدافهم، فيما يلي بعض النظريات والمفاهيم الأوسع المتعلقة باستراتيجيات إدارة الوقت:

قانون باركنسون: سيتم توسيع حجم العمل المطلوب لإكمال مهمة معينة لملء الوقت المخصص لهذه المهمة، وفقًا لقانون باركنسون.

قاعدة 70٪: من خلال الحفاظ على الطاقة، يمكن للأفراد تحقيق إنتاجية أفضل أثناء العمل بوتيرة أقل كثافة.

قانون هوفستاتر: تستغرق المهمة دائمًا وقتًا أطول مما هو متوقع لإكمالها، وفقًا لقانون هوفستاتر. يبالغ الناس في تقدير فوائد النظام في هذه الحالة، قدرة الفرد على العمل في ظل ضيق الوقت.

نظرية جرة المخلل: نظرية جرة المخلل هي استعارة بصرية لتوضيح حقيقة أن يوم الشخص يمكن أن يكون مليئًا بالعديد من الأشياء الصغيرة غير المهمة التي تأخذ مساحة من الأشياء المهمة.

مواضيع قد تهمك:

- ما فوائد الماء الدافئ مع العسل لجسد صحي و خال من السموم

- الجروح السطحية هل يمكن العناية بها في المنزل ومتى يجب اللجوء للطبيب

شارك الخبر